Organiseer je kanroor in 9 stappen
Na meer dan 15 jaar gewerkt te hebben als secretaresse weet ik hoe belangrijk je werkomgeving is. Je zit vaak uren achter elkaar op je werkplek en niet alleen je eigen bureau daarin is belangrijk, maar ook de ruimte om je heen. Vooral als je, zoals ik met meerdere secretaresses op een kamer zit, is het wel fijn als iedereen zijn/ haar spullen opruimt. Al kunnen sommige mensen prima werken met een rommeltje om ze heen en kunnen ze zelfs dan vaak alles toch nog wel goed terug vinden. Ik ben van mening dat een fijne werkomgeving je productiviteit en je werkgeluk verhoogt!
De 9 stappen om een fijne werkplek te creëren zijn:
- Opgeruimd bureau
Zorg voor een leeg en opgeruimd bureau. Het is een werkplek, geen opslagplek. Het enige dat op mijn bureau ligt, is hetgeen waar ik op dat moment aan werk. Veel spullen en stapels om je heen zorgen (onbewust) voor onrust en leiden af. De spullen die je dagelijks gebruikt en snel moet kunnen pakken leg je op je bureau, of in een ladenblok onder je bureau. Spullen die je wat minder vaak nodig hebt, kunnen wat verder weg liggen in een kast, dat hoeft dan ook niet direct onder handbereik te zijn.
- Kantoorspullenkast
Zorg dat je een kast hebt die je kunt afsluiten waar je je kantoorspullen en voorraad in bewaard. Geef alles een eigen plek en leg het daar ook na gebruik (of aan het eind van de dag) terug. Belangrijk is ook dat er nog wat lege plekken over blijven in de kast. Op deze manier blijft het overzichtelijk en heb je ook nog plek voor als er iets nieuws bijkomt. Het oogt ruimtelijker en overzichtelijker als het niet helemaal vol staat.
- Gebruik bakjes / mandjes
Gebruik in de kast en in de lades kleine bakjes of mandjes, zodat alles een eigen plek heeft en niet snel door elkaar komt te liggen.
- Kantoorbenodigdheden
Koop kantoorspullen in je favoriete kleur (nietjestang, perforator, plakbanderolhouder, e.d.). Op die manier voelt het meer als van jou en het geeft een fijn gevoel als je er naar kijkt. Op die manier weet ik ook altijd gelijk wat van mij is en het staat ook nog eens leuk op mijn werkplek.
- Brievenbakjes
Maak vier brievenbakjes en geef ze alle vier een label, bijvoorbeeld: “lijsten en overzichten” “lezen”, “archiveren” en “nog te doen”. Eén keer per week haal je je archiveren bakje leeg en archiveert het op de juiste plek. Op die manier wordt de stapel niet te hoog en blijft het overzichtelijk.
- Persoonlijke items
Voeg persoonlijke spullen toe aan je werkplek. Maak je werkplek gezellig met leuke spullen, een mooie agenda, notitieblok en een fijne pen. Zet ook wat persoonlijke items neer. Een mooie foto van je geliefde, je kinderen of je huisdier. Iets wat je doet glimlachen als je er naar kijkt.
- Opruimen
Zorg dat je je werkplek elke dag aan het einde van de werkdag weer opruimt, dan kan de nieuwe werkdag fris en opgeruimd beginnen. Het is ook een manier om aan het eind van de dag even af te schakelen en af te sluiten. Ik heb in mijn agenda een kwartier voordat de werkdag eindigt een alarm gezet. Ik ruim dan op, zet mijn out of office aan, breng de vuile kopjes naar de vaatwasser en laat mijn bureau opgeruimd achter. De volgende werkdag begin ik dan met werken aan een opgeruimd bureau. Voor mijn collega’s is het ook fijn dat mijn werkplek opgeruimd is, het is prettiger om naar te kijken.
- Groene planten
Een beetje groen om je heen is rustgevend, planten zorgen ook nog eens voor zuurstof. Groen is een rustgevende kleur en een rustige werkomgeving zorgt echt voor meer werkgeluk! Ik heb zelf een aantal kleine vetplantjes op mijn werkplek neergezet. Deze hebben niet zo vaak en veel water nodig, dus als ik een keertje vergeet water te geven zijn ze niet gelijk dood.
- Ongestoord werken
Spreek met je collega’s af dat je allemaal een dagdeel de telefoon opneemt, zodat je op andere momenten even door kunt werken en niet gestoord wordt als de telefoon gaat. Schaf een goede noise cancelling koptelefoon aan voor de momenten dat je echt even ongestoord door wilt kunnen werken.
Ben je na het lezen van dit blog ervan overtuigd dat je ook graag een georganiseerde en opgeruimde werkplek wilt, maar je weet niet hoe en waar te beginnen? Neem dan gerust vrijblijvend contact met me op. Je mag me een email sturen of een whatsapp. Ook kun je op mijn website kijken naar mijn aanbod om je te helpen.
Volg mij ook op social media
https://facebook.com/Ellie.Jelsema
https://instagram.com/elliejelsema_prof_organizer
https://linkedin.com/in/ellie-jelsema/
Reactie plaatsen
Reacties